Syndicus

WELKE ZIJN PRIVATIEVE DELEN EN WELKE ZIJN GEMENE DELEN

De privatieve delen: zijn deze delen van het gebouw waarvan het eigendomsrecht in handen is van slechts een van de mede-eigenaars, of die uitsluitend door een van de mede-eigenaars gebruikt worden: de woningen zelf (appartementen, eengezinswoningen, flats, enz.), maar ook kantoren, garageboxen, werkplaatsen, een eigen tuin…

De gemene delen: worden gebruikt door alle mede-eigenaars of door minstens twee van de mede-eigenaars. Zodra er sprake is van gemeenschappelijke infrastructuur is de wet op mede-eigendom van toepassing.

Ongeacht de bevoegdheid die hem door het reglement van mede-eigendom wordt toegekend, heeft de syndicus tot opdracht

1 de beslissingen die de algemene vergadering heeft genomen, uit te voeren en te laten uitvoeren;

2 alle bewarende maatregelen te treffen en alle daden van voorlopig beheer te stellen;

3 het vermogen van de vereniging van mede-eigenaars te beheren overeenkomstig artikel 577-5, § 3;

4 de vereniging van mede-eigenaars, zowel in rechte als voor het beheer van de gemeenschappelijke zaken, te vertegenwoordigen. Behoudens andersluidende bepalingen in dit hoofdstuk, wordt aangetekende briefwisseling, op straffe van nietigheid, geadresseerd aan de woonplaats, of bij ontstentenis daarvan, aan de verblijfplaats of de maatschappelijk zetel van de syndicus en aan de zetel van de vereniging van mede-eigenaars. (Wet van 15/05/2012, art. 3, 1°; Inwerkingtreding : 1 september 2012) 01/2019

5 de lijst van de schulden bedoeld in artikel 577-11, § 2, over te leggen binnen dertig dagen te rekenen van het verzoek van de notaris;

6 aan elke persoon, die het gebouw bewoont krachtens een persoonlijk of zakelijk recht, maar die in de algemene vergadering geen stemrecht heeft, de datum van de vergaderingen mede te delen om hem in staat te stellen schriftelijk zijn vragen of opmerkingen met betrekking tot de gemeenschappelijke gedeelten te formuleren. Deze zullen als zodanig aan de vergadering worden medegedeeld. De mededeling wordt aangeplakt op een goed zichtbare plaats in de gemeenschappelijke delen van het gebouw.

7 indien zijn mandaat op om het even welke wijze een einde heeft genomen, binnen een termijn van dertig dagen na de beëindiging van zijn mandaat het volledige dossier van het beheer van het gebouw aan zijn opvolger of, in diens afwezigheid, aan de voorzitter van de laatste algemene vergadering te overhandigen, met inbegrip van de boekhouding en de activa die hij beheerde, van elk schadegeval, van een historiek van de rekening waarop de schadegevallen zijn vereffend, alsmede van de stukken die de bestemming bewijzen welke werd gegeven aan elke som die niet op de financiële rekeningen van de mede-eigendom terug te vinden is;

8 een aansprakelijkheidsverzekering aan te gaan die de uitoefening van zijn taak dekt, alsook het bewijs van die verzekering te leveren; in geval van een mandaat om niet, wordt die verzekering aangegaan op kosten van de vereniging van mede-eigenaars;

9 het de mede-eigenaars mogelijk te maken inzage te nemen van alle niet-private documenten of gegevens over de mede-eigendom, en wel op alle wijzen die zijn bepaald bij het reglement van interne orde, of door de algemene vergadering;

10 desgevallend, het postinterventie-dossier te bewaren op de wijze die door de Koning is vastgesteld;

11 ten behoeve van de in artikel 577-7, § 1, 1°, d), bedoelde mededinging meerdere kostenramingen over te leggen, op grond van een vooraf opgemaakt bestek;

12 aan de gewone algemene vergadering een evaluatierapport voor te leggen in verband met de overeenkomsten voor geregeld verrichte leveringen;

13 de algemene vergadering vooraf om toestemming te verzoeken voor alle overeenkomsten tussen de vereniging van mede-eigenaars en de syndicus, diens aangestelden, naaste familieleden, bloedverwanten of aanverwanten tot en met de derde graad, dan wel die van zijn of haar echtgeno(o)t(e) tot in dezelfde graad; hetzelfde geldt voor de overeenkomsten tussen de vereniging van mede-eigenaars en een onderneming waarvan de hierboven vermelde personen eigenaar zijn of in het kapitaal waarvan ze een aandeel bezitten, een onderneming waarin zij directiefuncties of toezichthoudende functies bekleden, dan wel een onderneming waarbij zij als loontrekkende in dienst zijn of waarin zij zijn aangesteld; indien de syndicus een rechtspersoon is, mag hij, zonder daartoe specifiek te zijn gemachtigd bij wege van een beslissing van de algemene vergadering, geen overeenkomst voor rekening van de vereniging van mede-eigenaars sluiten met een onderneming die direct of indirect een aandeel bezit in zijn kapitaal;

14 de lijst en de persoonsgegevens bij te werken van wie gerechtigd is deel te nemen aan de beraadslagingen van de algemene vergadering, en de mede-eigenaars op hun eerste verzoek en de notaris indien hij de syndicus hiertoe verzoekt in het kader van de overschrijving van akten die overeenkomstig artikel 1, eerste lid, van de hypotheekwet van 16 december 1851 op het hypotheekkantoor worden 01/2019 overgeschreven, de naam, het adres, de aandelen en de referenties van de kavels van de andere medeeigenaars te bezorgen;

15 de boekhouding van de vereniging van mede-eigenaars te voeren op een duidelijke, nauwkeurige en gedetailleerde wijze, volgens het door de Koning op te stellen minimum genormaliseerd rekeningenstelsel. Elke mede-eigendom die met uitzondering van de kelders, de garages en de parkeerplaatsen minder dan twintig kavels omvat, mag een vereenvoudigde boekhouding voeren die ten minste een weerspiegeling is van de ontvangsten en uitgaven, van de toestand van de kasmiddelen, alsook van de mutaties van beschikbare middelen in contant geld of op de rekeningen, van het bedrag van het werkkapitaal en het reservekapitaal bedoeld in artikel 577-11, § 5, tweede en derde lid, van de schuldvorderingen en de schulden van de mede-eigenaars;

16 de begrotingsraming voor te bereiden voor de lopende uitgaven voor het onderhoud, de werking en het beheer van de gemeenschappelijke delen en de gemeenschappelijke uitrusting van het gebouw, alsook een begrotingsraming voor te bereiden voor de buitengewone te verwachten kosten; die begrotingsramingen worden jaarlijks ter stemming voorgelegd aan de vereniging van mede-eigenaars; zij worden toegevoegd aan de agenda van de algemene vergadering die over die begrotingen moet stemmen. In voorkomend geval plaatst de syndicus de vraag aangaande de in de komende jaren te plannen buitengewone werken op de agenda van de algemene vergadering.

DE ALGEMENE VERGADERING

Iedere eigenaar maakt deel uit van de algemene vergadering. Dat is het belangrijkste orgaan van de mede-eigendom. Daar worden alle belangrijke besluiten genomen: welke werken zullen er gebeuren in de gemeenschappelijke ruimtes? Hoe worden de kosten zo laag mogelijk gehouden? Hoe worden de gemeenschappelijke ruimtes onderhouden of aangekleed? Welke veiligheidsmaatregelen voor het gebouw? Hoe maken we het samenleven zo aangenaam mogelijk? De algemene vergadering is dus samengesteld uit alle mede-eigenaars. Huurders zijn geen lid van de algemene vergadering.

WIE IS LID VAN DE ALGEMENE VERGADERING

Iedere eigenaar van een kavel is lid van de algemene vergadering. Bij de stemming heeft iedere mede-eigenaar het aantal stemmen dat overeenkomt met zijn aandeel in de gemeenschappelijke delen.

MOET IK ALS MEDE-EIGENAAR ALTIJD AANWEZIG ZIJN OP ELKE ALGEMENE VERGADERING

Het is in theorie niet verplicht om aanwezig te zijn, maar het is zeker nuttig om naar elke algemene vergadering te gaan. Want daar worden beslissingen genomen die ook voor jou belangrijk zijn. Je noteert dus best steeds de datum van de volgende vergadering in je agenda. Je kan je ook laten vertegenwoordigen door een andere mede-eigenaar of door een werknemer van de mede-eigendom, zoals de conciërge, of zelfs door een vriend. Die persoon moet je dan een geschreven volmacht meegeven. Je kan geen volmacht geven aan de syndicus. Het belang van de beslissingen van de algemene vergadering en de impact ervan op het dagelijks leven van de mede-eigenaars vragen een actieve deelname van iedereen.

KAN JE EEN PUNT TOEVOEGEN AAN DE AGENDA

Elke mede-eigenaar kan (alleen of samen met andere mede-eigenaars) de syndicus verzoeken om een punt op de agenda te zetten. Dat moet gebeuren minstens drie weken vóór het begin van de periode voorzien in het reglement van de mede-eigendom. Als je te laat bent, wordt het punt toegevoegd aan de agenda van de volgende algemene vergadering.

WIE ROEPT DE ALGEMENE VERGADERING SAMEN

Normaal gezien roept de syndicus de gewone algemene vergadering bijeen. De syndicus organiseert ook een buitengewone algemene vergadering voor dringende beslissingen in het belang van de mede-eigendom, zoals dringende onderhoudswerken. De algemene vergadering kan ook worden bijeengeroepen door een of meerdere mede-eigenaars die ten minste 1/5de van de aandelen in de gemene delen bezitten (indien de syndicus niet op hun verzoek om een vergadering te organiseren reageert) of door de vrederechter, op verzoek van een mede-eigenaar als de syndicus dit nalaat of weigert om de vergadering bijeen te roepen. Per uitzondering, als de mede-eigendom zonder syndicus zit (overlijden of ontslag), kunnen mede-eigenaars die minstens 1/5de van de aandelen hebben, evenals de raad van mede-eigendom of de voorzitter van de vorige algemene vergadering, een buitengewone vergadering bijeenroepen om een nieuwe syndicus aan te wijzen.

HOE WORD JE UITGENODIGD

De uitnodigingen worden per aangetekende brief verstuurd, tenzij de geadresseerden individueel, uitdrukkelijk en schriftelijk hebben ingestemd om de uitnodiging via een ander communicatiemiddel te ontvangen. De uitnodiging wordt normaal gesproken ten minste 15 dagen vóór de vergadering ontvangen.

WIE LEIDT DE VERGADERING

Sedert 2010 wordt de vergadering geleid door een van de mede-eigenaars en niet langer door de syndicus, zoals vóór de wet vaak gebeurde.

AAN WELKE VOORWAARDEN MOET WORDEN VOLDAAN OPDAT DE BESLUITEN VAN DE ALGEMENE VERGADERING GELDIG ZIJN

Meer dan de helft van de mede-eigenaars moet bij het begin van de vergadering aanwezig of vertegenwoordigd zijn en zij moeten samen tenminste de helft van de gemeenschappelijke delen bezitten. Als de aanwezigen minstens 3/4de van de gemeenschappelijke delen bezitten, dan zijn de beslissingen van de vergadering geldig, ook als niet de helft van de mede-eigenaars aanwezig is. Als bij een eerste algemene vergadering niet aan de voorwaarden wordt voldaan, dan kan een tweede algemene vergadering worden samengeroepen die kan beslissen ongeacht het aantal aanwezige mede-eigenaars en ongeacht het aantal delen dat de aanwezigen vertegenwoordigen. Het is het aanwezigheidsquorum.

HOE VERLOOPT DE STEMMING IN DE ALGEMENE VERGADERING

Voor gewone beslissingen is een volstrekte meerderheid nodig van de stemmen van de aanwezige en vertegenwoordigde mede-eigenaars, dus 50% plus één. Blanco stemmen en ongeldige stemmen worden niet meegeteld als uitgebrachte stemmen voor de berekening van de vereiste meerderheid. Belangrijke of gevoelige beslissingen vereisen een gekwalificeerde meerderheid van stemmen (2/3de van de stemmen of 80%) of zelfs eenparigheid van stemmen.

Bepaalde besluiten worden dus genomen met een gekwalificeerde meerderheid:

2/3de van de stemmen voor:

• de wijziging van de statuten van het gebouw met betrekking tot het genot, het gebruik of het beheer van de gemeenschappelijke delen. Bijvoorbeeld het plaatsen van kinderwagens of fietsen in de inkomhal;
• beslissingen inzake werken in de gemeenschappelijke ruimtes, zoals het verven van het trappenhuis of het vernieuwen van de elektriciteit (met uitzondering van wettelijk verplichte werken die een absolute meerderheid vereisen, of van gewoon onderhoud of dringend werk of kleine zaken die de syndicus kan beslissen zoals het vervangen van een schakelaar)
• beslissingen over het bedrag van de opdrachten en contracten vanaf hetwelk de mededinging verplicht moet spelen;
• beslissingen over werken in een privatief deel. Bijvoorbeeld werken aan terrassen om waterinsijpeling te vermijden in de gemeenschappelijke delen. Hiervoor is een bijzondere motivering nodig.

4/5de van de stemmen voor:

uitzonderlijke beslissingen zoals andere wijzigingen van de statuten, de wijziging van verdelingsregels voor de lasten, de wijziging van de bestemming van het gebouw (bijvoorbeeld een gedeelte wordt omgezet in kantoren), de aankoop van een onroerend goed (bijvoorbeeld een stuk land om de tuin uit te breiden) of de verdeling of het samenvoegen van delen alsook de afbraak en de volledige heropbouw van het gebouw omwille van de veiligheid of de hygiëne of wegens de buitensporige kost om het gebouw in orde te brengen, in verhouding tot zijn waarde. Als de algemene vergadering besluit om werken uit te voeren, delen te kopen of te verkopen (met een 4/5de meerderheid van de stemmen), kan zij tegelijkertijd besluiten over te gaan tot de verdeling van nieuwe aandelen (duizendsten). Ook die beslissing vergt dezelfde gekwalificeerde meerderheid. Eenparigheid van stemmen van alle mede-eigenaars (niet alleen de aanwezigen en vertegenwoordigden) is vereist in de algemene vergadering voor bijvoorbeeld het wijzigen van de verdeling van de aandelen in gemeenschappelijke delen.

HET PRINCIPE “BETALER BESLIST”

Dit houdt in dat de mede-eigenaars beslissen over zaken waarvoor zij ook enkel dienen bij te dragen in de kosten. Voorbeeld: indien in een gebouw met een commercieel gelijkvloers deze niet hoeven bij te dragen in de kosten van de lift, zij dan ook geen stemrecht hebben in kosten / investeringen wat de liftinstallatie  betreft.